Direction Assistance

Bien qu’il/elle soit parfois appelé(e) secrétaire de direction, l'assistant(e) de direction joue en réalité un rôle plus important. Véritable bras droit d’un directeur, sa mission est de le décharger de toutes les préoccupations administratives et de manière générale, de l’assister dans tous les aspects de son travail pour lui faire gagner en temps et en efficacité.

Découvrez avec Walters People, spécialiste de l’intérim expert, les spécificités et enjeux de ce métier.

Qu'est-ce qu'un(e) assistant(e) de direction ?

Dans tous les secteurs et types d’organisations, depuis les PME-PMI, en passant par les institutions publiques et collectivités locales, les associations et les multinationales, l’assistant(e) de direction joue le rôle d’interface avec tous les interlocuteurs de son supérieur.

Il/Elle effectue toutes les tâches traditionnelles d’un(e) secrétaire, à savoir la tenue de son agenda, le traitement du courrier, la rédaction de comptes-rendus de réunions auxquels il/elle assiste généralement, la préparation de dossiers et présentations, l’organisation de réunions, de déplacements et voyages, l’archivage de tous ses documents.

Mais d'autres missions peuvent lui incomber : recherches de fournisseurs et premières négociations, préparation d’un budget, etc. Dans ce cas, et si la structure le permet, l’aspect administratif est confié à un(e) secrétaire qu’il/elle supervise.

Quel est le parcours type d'un(e) assistant(e) de direction ?

Le poste de collaborateur(trice) de direction est accessible aux détenteurs d’un bac+2, préférablement un BTS assistant de manager ou un BTS assistant de gestion PME-PMI, ou encore le DUT gestion des entreprises et des administrations ou gestion administrative et commerciale. Une licence en management des organisations, avec une spécialité assistant de manager, offre encore plus de chances.

Suivant la description du poste, des connaissances complémentaires peuvent être demandées : notion de droit, de comptabilité, de ressources humaines, de commerce, etc.

La maîtrise des outils bureautiques et d’Internet est exigée. Un bon niveau d’anglais, ainsi que d’autres langues, en fonctions des activités et de l’implantation géographique de l’entreprise est indispensable.

Quelles sont les qualités d'un(e) assistant(e) de direction ?

Du fait de ses multiples activités, l’attaché(e) de direction n'est jamais soumis(e) à la routine…

Sur tous les fronts, il/elle doit faire preuve de réactivité, d’une grande capacité d’adaptation, d’esprit d’initiative et de résistance au stress et à la pression.

Souvent bousculé(e) par des priorités qui arrivent à l’improviste, il/elle doit travailler avec méthode et organisation.

Autre impératif inhérent à ce métier : la discrétion. L’assistant(e) de direction voit et entend tout ce qui se passe autour de son patron, il/elle est le gardien de ses secrets, le dirigeant doit pouvoir lui faire une confiance absolue.

Recevant les visiteurs de son supérieur, agissant souvent en son nom, tant en externe qu’en externe, il/elle doit avoir une bonne présentation, une grande aisance relationnelle, le sens de la diplomatie, et une excellente expression orale et écrite.